В министерстве труда и социального развития Адыгеи рассказали, как будет вводиться электронный кадровый документооборот в регионе.

Ранее сообщалось, что Владимир Путин подписал закон, регулирующий вопросы электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Федеральным законом от 22.11.2021 № 377 — ФЗ внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ), предусматривающие возможность перехода работодателей на электронный кадровый документооборот. В новой статье 22.1 дано определение указанного понятия в сфере трудовых отношений: создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Новые нормы определяют документы, оформление которых может осуществляться в электронном виде, а для каких остается бумажная форма.

Так, электронный документооборот (ЭДО) не будет применяться для оформления: трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности; актов о несчастном случае на производстве; приказов об увольнении работников; документов о прохождении работниками инструктажей по охране труда.

Предусматривается, что работодатель вправе сам принимать решение о введении ЭДО, рассказали в министерстве труда и социального развития Адыгеи. При принятии такого решения порядок введения и порядок осуществления ЭДО утверждается локальным актом работодателя, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, определенном статьей 372 ТК РФ. Требования к содержанию локальных актов работодателя и алгоритму действий работодателя при переходе на ЭДО прописаны в новой статье 22.2 ТК РФ.

Следует отметить, что переход на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО осуществляется с письменного согласия работника. Такое согласие не требуется от лиц, принимаемых на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на указанную дату нет трудового стажа.

Кодексом определены также виды применяемых работодателем и работником электронных подписей. При этом работодатель несет расходы на получение и использование электронных подписей работниками (в случае их отсутствия).

Предполагается выбор работодателем одного из следующих вариантов информационных систем для ведения ЭДО:

— цифровой платформы «Работа в России»;

— собственной информационной системы работодателя.

Любая из указанных информационных систем должна взаимодействовать с единым порталом государственных и муниципальных услуг. Порядок такого взаимодействия, а также порядок предоставления работнику электронных документов, созданных с использованием цифровой платформы «Работа в России» должно еще определить Правительство Российской Федерации. А единые требования к составу и форматам электронных документов, которые должны применяться с 1 марта 2023 года определит Министерство труда и социальной защиты РФ.

Расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также расходы на создание, использование и хранение электронных документов, несет работодатель.

Скорректированы также нормы о порядке оформления приема на работу. В статье 68 ТК РФ нормы об обязательности оформления приема на работу соответствующим приказом работодателя изменены. Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель теперь вправе (но не обязан) издать приказ о приеме на работу на основании заключенного трудового договора.

Вводимый работодателем ЭДО может применяться и в отношении взаимодействия с дистанционными работниками.

«Действие норм ТК РФ распространяется на всех работодателей, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, в том числе и на территории Республики Адыгея. Переход на ЭДО будет во многом зависеть от наличия у работодателей республики технических возможностей и осознания целесообразности такого документооборота.

Предполагается, что ЭДО позволит выстраивать удобную коммуникацию с работниками по цифровым каналам, ускорится кадровый документооборот, будут исключены потери документов, упростится подготовка к проверкам, уменьшится нагрузка на кадровые службы. В целом снизятся расходы работодателей на издание документов и их хранение», — рассказал «Адыгэ макъ» заместитель министра труда и социального развития Адыгеи Руслан Дауров.